مفاهيم عامة حول نظام المعلومات

السلام عليكم

مقدمة :
يـشـهد العالـم في ظل الـعولـمة تـطورا عميقا و سريعا على المستوى الاقتصادي والسياسي والاجتماعي والتكنولوجي، ونـتـيجة لعمق هـذا الـتطور وسرعته في مجال تكنولوجيا المعلومات دخـل الـعالـم عصر مـجـتمع المعلومات، وفي الوقت الراهن و فيظل الـتنافس الدولي الحاد أصبحت المعلومات والمعلوماتية المادة الأولية لأي نشاط إنساني، فنجد معظم دول العالم المتقدم تتسابق فيما بينها لوضع استراتيجياتها وخططها لتطوير تكنولوجيا المعلومات وهذا ما صاحبه ظهور وانتشار الحواسب الآلـية التي أضحت بمـثابة ضرورة حتمية تحتاجها جميع المؤسسات لـميزتها القوية في معالجة وتخزين كم هائل من الـمعلومات بطريقة مـنظمة وسريعة ودقـيـقـة بالإضافة إلى تـطور أجهزة الاتصال والأقـمار الصناعـية، فـأصبح في مـقـدرة الـباحث مهما بعد عن مصدر المعلومات من الـوصول إلـيها وإعادة تـشكيلها لـيستثمرها في أبحاثه.
كان لأهـمية الـمعلومات وتـقنياتها أكـبر الأثـر في بـروز لـفـظ " الـمعـلوماتية " وغيرها من المصطلحات الأخرى " كعلم المعلومات " و" تـكنولوجيا الـمعلومات " الـتي تـدرس كل وظائف و تقنيات الـمعلومـات وإسهاماتـها في الـبحث والإدارة والاقـتـصاد والـعلم بصفة عامة، ومع ظهور مدخل الـنظم أصبح يـستخدم مصطلح " نظام المعلومات " كأسلوب معاصر من الأساليب الإدارية الحديثة التي تساعد في ترشيد العملية الإدارية لمواجهة التحديات في عصر يتسم بالتغيير المستمر تسيره الـمعلومـة باعـتبارها مـوردا أساسـيا، لـذلك أضـحى لـمفـهوم نظم الـمعلومات دورا جوهريـا وحيويـا في الفكر الإداري والمعلوماتي الـمعاصر يجب الإلـمام بـه و الـتعرف على سماتـه و تطوراتـه المخـتلفة.

فــــ" ماذا نـقصد بأنظـمة الـمعلومات ؟ "

مـن هـذا الـمنطلق فـإن هـذا الـبحث يـحاول إلـقاء الضوء على المفـاهـيم المرتبطة بالمعلومات من جهة وبالنظام من جهة أخرى من تعريف وخصائص وأنواع وغيرها في مبحث أول. أما المبحث الثاني فقد خصص للتحدث عن نظام المعلومات وكل ما يتعلق به من مفهوم وأهمية وأهداف وكذا الصعوبات التي يواجهها.


المبحث الأول : ماهية المعلومات والنظام
تعتبر المعلومات حاليا من أهم الموارد التي تعتمد عليها المؤسسة بالإضافة إلى الموارد الأخرى كالأموال، والعنصر البشري والمواد الخام وغيرها، كما لابد للاستفادة من هذه المعلومات واستغلالها استغلالا أمثل أن تكون مضبوطة ومرتبة ضمن نظام محدد يسهل التعامل معها. وانطلاقا من هذا سوف نحاول التطرق إلى مختلف العناصر التي لها علاقة بالمعلومات وبالنظام والتي تمكننا من الفهم الأحسن لهذين المصطلحين.
المطلب 01 : ماهية المعلومات
يحدث دائما خلط بين مصطلحي المعلومات والبيانات في السياق اليومي وذلك لاعتقاد البعض أنهما مرادفان لبعضهما، وهذا ما سنحاول التطرق إليه فيما يلي بالإضافة إلى إبراز أهم خصائص وأنواع المعلومات وكذا كيفية الحصول عليها.
1- تعريف المعلومات : لا يمكن التحدث عن تعريف للمعلومات دون الحديث عن البيانات، فبالرغم من أن البعض يستخدمهما على أساس أنهما مترادفين لمعنى واحد إلا أنه توجد العديد من المفاهيم التي بواسطتها يمكن من خلالها التفريق بينهما.
يعرف شيلي و كاشمان "shelly et cashman" البيانات على أنها : " تمثيل لحقائق أو مبادئ أو تعليمات في شكل رسمي للاتصالات، والتفسير، والتشغيل بواسطة الأفراد أو الآلات الأوتوماتيكية ".
كما يعرف لوكاس "Lucas" المعلومات على أنها : " تعبر عن حقيقة، أو ملاحظة أو إدراك، أو أي شيء محسوس، أو غير محسوس يستخدم في تدنية عدم التأكد بالنسبة لحالة أو حدث معين و يضيف إلى معرفة الفرد أو الجماعة ".
كما يمكن اعطاء التعريف التالي لكل من البيانات والمعلومات :
البيانات هي عبارة عن مجموعة من الحقائق الضرورية التي تعبر عن مواقف وأفعال معينة سواء أكان التعبير عنها بأرقام أو برموز أو كلمات أو إشارات، ولكن هذه الحقائق قد تكون غير مترابطة أو غير مهيكلة وغير مجدية وهي على صورتها الحالية، والبيانات تشبه المواد الخام اللازمة لمصنع لإنتاج سلعة معينة.
أما المعلومات فهي المعرفة التي تنتج عن عمليات معالجة البيانات وتساعد متخذي القرارات في أي منظمة على اتخاذ القرارات اللازمة لهم من خلال الاعتماد على الطرق التحليلية والاستنتاجية بشكل أكبر من الاعتماد على طريقة التخمين أو الحكم الحدسي، والتي تضطر الإدارة إلى اللجوء إليها في غياب المعلومات.
من خلال هذه التعريفات يمكن استنتاج ما يلي :
البيانات عبارة عن أرقام أو كلمات أو حقائق خام إذا عولجت، أي تم تنقيتها وتصفيتها أو تبويبها أو معالجتها حسابيا أو رياضيا، تحولت إلى بيانات معالجة. أما المعلومات فهي بيانات سبق معالجتها في المرحلة الأولى، والتي تعطي لنا معلومات كاملة تكون لها فائدة في ترشيد وظائف الإدارة.
2- خصائص المعلومات : مهما اختلف نوع المعلومات إلا أن هناك مجموعة من السمات التي يجب أن تتميز بها حتى تكون ذات جودة وقابلة للاستعمال، من أهم هذه السمات نذكر :
- الوضوح : وضوح المعلومات يجعلها أكثر فائدة في المجال المطلوبة له.
- الدقة : إن دقة المعلومات تؤدي إلى نتائج دقيقة يمكن الاعتماد عليها في المجال المطلوب منها.
- السرعة : توفير المعلومات خلال فترة زمنية قصيرة مع مراعاة الوضوح والدقة عند جمعها.
- الشمولية : أي شمولية المعلومات وتمثيلها الكامل للمجال المطلوب.
- التكلفة : أي أن يكون العائد المتوقع من المعلومات أكبر بكثير من كلفة الحصول عليها.
- الواقعية : والتي تعتبر العنصر الحاسم المتوقع من المعلومات، بمعنى أن تكون ممثلة لواقع المنظمة محل الدراسة.
3- أنواع المعلومات : يمكن تصنيف المعلومات من حيث وظيفتها إلى :
- معلومات انجازية : وهي المعلومات التي يحتاجها الإداري في اتخاذ قرار لنجاز عمل أو مشروع، مثل اتخاذ قرار يتعلق بتعيين موظف أو شراء جهاز...الخ.
- معلومات إنمائية : وهي المعلومات التي يحتاجها الإداري في تطوير وتنمية القدرات وتوسيع المدارك في مجال العمل والحياة، مثل المعلومات التي يتلقاها المتدربون من الدورات التدريبية.
- معلومات تعليمية : وهي المعلومات التي تحتاجها الإدارة في المؤسسات التعليمية مثل الجامعات والمعاهد.
- معلومات إنتاجية : وهي المعلومات التي تفيد في إجراء البحوث التطبيقية وفي تطوير وسائل الإنتاج واستثمار الموارد الطبيعية والإمكانات المتاحة بشكل أفضل، مثل المعلومات اللازمة لنتاج سلعة معينة.
4- مصادر المعلومات : يمكن جمع المعلومات من عدة مصادر والتي غالبا ما يتم تقسيمها إلى مصادر أولية يتم الحصول على المعلومة من خلالها مباشرة، ومصادر ثانوية يتم الحصول على المعلومة من خلالها منقولة. إلا أننا سنتبنى تقسيم آخر يشير إلى وجود 04 مصادر للحصول على المعلومات هي :
- المصدر التاريخي : ويشمل المعلومات المنشورة وغير المنشورة والمحفوظة التي تجمع من قبل أجهزة الدولة أو الهيئات العلمية أو مراكز البحوث، ومن أمثلة هذه المصادر نجد :
* الإحصائيات والنشرات التي تصدر عن الوزارات المتخصصة والمتعلقة بجميع الفعاليات الصناعية والاجتماعية في الدولة.
* الكتب والمطبوعات المتوافرة في المكتبات الرسمية والعامة.
- المصدر الميداني : يهتم هذا المصدر بجمع البيانات من مصدرها الأصلي عندما يتعذر الحصول عليها من مصدرها التاريخي أو في حال عدم وضوحها ودقتها، ويتم ذلك من خلال استخدام مجموعة من الأدوات منها : المقابلة الشخصية، التجربة والتسجيل، الملاحظة، الاستبيانات.
- بنوك المعلومات : يتم الحصول على المعلومات المطلوبة من عدد من بنوك المعلومات العالمية أو الإقليمية أو المحملة بالمعلومات على أجهزة الحواسيب المتوافرة من خلال التعامل مع شبكات المعلومات المتاحة على الشبكات المحلية والعالمية.
- الشبكات الدولية : حيث يمكن الآن الحصول على المعلومات المطلوبة من مصادرها الأصلية من خلال شبكة المعلومات الدولية (الانترنت) والتي حولت العالم إلى قرية صغيرة.
5- أساليب جمع المعلومات : هناك أساليب عديدة لجمع المعلومات من المصادر المذكورة سابقا، ويمكن حصرها فيما يلي :
- أسلوب الحصر الشامل : حيث يتم جمع المعلومات عن كل وحدة من الوحدات المكونة للمنظمة الخاضعة للدراسة، مثل التعداد السكاني العام.
- أسلوب المسح بالعينات :حيث يتم جمع المعلومات عن موضوع الدراسة من خلال اختيار عينة تمثل مجتمع الدراسة تمثيلا صحيحا مصدقا وتتصف بالشمولية.
كما يمكن المزج بين الأسلوبين.
المطلب 02 : ماهية النظام
حتى يتم تحقيق هدف معين مهما كانت طبيعته لابد من محاولة إيجاد تفاعل فعال بين مختلف العناصر التي لها علاقة بتحقيق هذا الهدف، وهذا في إطار منظم يطلق عليه اسم النظام، وهو ما سنحاول التحدث عنه فيما يلي.
1- تعريف النظام : يمكن إعطاء عدة تعريفات للنظام منها :
- النظام هو : "مجموعة من العناصر المترابطة المتناسقة التي تعمل مع بعضها البعض ضمن علاقات محددة وقنوات اتصال مخصصة، من أجل تحقيق هدف محدد من خلال استقبال المدخلات ومعالجتها وإجراء بعض العمليات عليها لإنتاج مخرجات مفيدة".
- أو النظام هو : "مجموعة العلاقات التي تربط أجزاء التنظيم بشكل منظم ضمن دورة مرسومة لتحقيق أهداف محددة".
- أو هو : "التركيب الذي يستقبل المدخلات ويعالجها من خلال تفاعل على عناصرها لتقديم مخرجات مفيدة".
من خلال ما سبق يمكن إعطاء التعريف المبسط الآتي :
"النظام هو مجموعة من العناصر التي تتفاعل فيما بينها من أجل تحقيق هدف معين".
2- خصائص وسمات النظام : هناك مجموعة من المميزات والخصائص التي إذا ما توفرت في النظام كان النظام جيدا وناجحا، وهذه السمات هي :
- تكاملية النظام : أي انه يجب أن يحتوي النظام على كامل عناصره ومكوناته حتى يحقق الهدف المطلوب منه.
- بساطة النظام : أي عدم احتوائه على علاقات وعمليات معقدة تعيق من حركة النظام ومن فهمه من قبل المستفيد.
- انسيابية المعلومات : أي توافر قنوات الاتصال التي تسمح بمرور المعلومات داخل النظام، وحرية حركتها بين أطراف النظام.
- تعدد العناصر : أي أنه يجب أن يحتوي النظام على عنصرين على الأقل.
- التميز : أي تميز كل مكون من مكونات النظام بخصائص معينة حسب طبيعة النظام.
- الارتباط : أي ارتباط مكونات النظام وعناصره بعلاقات منظمة ومحكمة.
- المخرجات : أن تؤدي عمليات معالجة المدخلات إلى مخرجات تحقق أهداف التنظيم وتلبي احتياجاته.

3- عناصر النظام ومكوناته : يتكون النظام مهما كان من مجموعة من العناصر الأساسية التالية :
- المدخلات : هي مجموعة المفردات التي يتكون منها النظام ويعتمد عليها بشكل أساسي، وتتعدد مدخلات النظام وتتنوع على ضوء الأهداف التي يسعى التنظيم إلى تحقيقها فقد تكون بيانات أو مواد خام أو رأس مال أو موارد بشرية.
- العمليات : هي آليات العمل الدقيقة التي تحكم التفاعلات الداخلية المنتظمة لعناصر النظام وهي جميع العلاقات المبرمجة والأنشطة التحويلية التي تقوم بمعالجة المدخلات وتحويلها إلى مخرجات بحيث يكون انجازها مرتبط بتحقيق أهداف محددة للتنظيم.
- المخرجات : هي منتجات النظام أو مخرجات الأنشطة والعمليات التحويلية، ويقدم النظام المخرجات للمستفيدين على شكل منتجات جاهزة للاستخدام مثل السلع النهائية أو المعلومات المفيدة أو الخدمات المطلوبة، والتي بدورها تشبع حاجات ورغبات المستفيد.
- التغذية العكسية : وهي التغذية الراجعة أو تأثير البيئة الخارجية على النظام والتي تحدد مدى ملاءمة وصلاحية النظام وكفاءته في تحقيق الأهداف المطلوبة وتلبية الحاجات للمستفيد من خلال تمرير الملاحظات عن أي قصور أو عيب في تطبيق النظام ليتم إصلاحها وتلافي حصولها مستقبلا.
4- حدود النظام وإمكاناته : هناك مجموعة من العوامل التي تؤثر في ديناميكية النظام ويعتمد عليها إمكاناته ومخرجاته، إذ تتحدد إمكانيات أي نظام بالحدود التي يتحرك ضمنها والقيود المفروضة على عناصره والتي تتمثل في الآتي :
- البيئة الداخلية للنظام : وهي العناصر والعوامل والعلاقات والنشاطات الملموسة وغير الملموسة التي يتعامل معها النظام وتكون ضمن سيطرة وتصرف النظام، وهي تمثل الحد الذي يفصل البيئة الداخلية للنظام عن البيئة الخارجية.
- البيئة الخارجية للنظام : وهي جميع العوامل التي تكون خارج سيطرة وتصرف النظام، وبالتالي فهي تمثل إمكانات صعبة للنظام كونها غير متوفرة ومتاحة.
- قنوات الاتصال : تتحدد إمكانات النظام من خلال تعدد وتنوع قنوات الاتصال بين عناصر النظام، وانسيابية المعلومات بشكل بسيط ومنظم بين عناصره مما يؤدي إلى السرعة والسلامة في الحصول على المخرجات المطلوبة.
- فعالية العمليات : وهنا كلما كانت عملية المعالجة لعناصر النظام وعملياته التحويلية كفؤة وفعالة ومنظمة كلما كان النظام ناجحا، وكلما تم توجيه عملياته بدقة ودراسة كلما استطاع النظام تقديم مخرجات مفيدة وبالصورة المطلوبة وحسب الحاجة.
5- أنواع النظم : يمكن إدراج التقسيمات التالية للنظم :
- النظام المفتوح والنظام المغلق : يعرف الأول بأنه النظام الذي له علاقات مستمرة ومتفاعلة مع البيئة ويؤثر فيها ويتأثر بها، ويعتبر وجود أي نظام مفتوح معتمدا بشكل رئيس على العلاقات المتبادلة بينه وبين بيئته، فهو يحتاج إلى بعض المدخلات من البيئة ليقوى على الاستمرار، ولتظهر آثاره في البيئة نتيجة للعمليات التي يقوم بها، ويعتبر الإنسان والحاسوب الآلي خير مثال على النظم المفتوحة التي تتبادل علاقات مستمرة بين كل منها وبين البيئة.
وأما النظام المغلق فهو النظام الذي يتفاعل مع نفسه جزءا أو كلا، وهذا النظام نادر الوجود، أما النظام المغلق نسبيا أو جزئيا فانه شائع الوجود مثل الساعة التي تعمل بالبطارية والتي تستمر في عملها وأدائها.
- النظام الرئيسي والنظام الفرعي : أي نظام يكون مستقل بذاته يكون نظاما واحدا وكاملا، ويمكن أن يكون النظام رئيسيا ويتكون من مجموعة من النظم الفرعية التابعة للنظام الرئيسي بحي يكون كل نظام فرعي نظام كامل يؤدي عملا متكاملا وهدفا محددا، ويمكن تجزئة النظام الفرعي إلى مجموعة نظم فرعية جزئية وهكذا، مثل : النظام المالي في المنظمة يمكن أن يجزأ إلى مجموعة نظم فرعية مثل نظام المقبوضات، نظام المساهمين، نظام الاستثمار، نظام الذمم، نظام الضرائب.
كما يمكن تقسيم النظم إلى أنواع أخرى هي :
- النظم المفاهيمية والنظم التجريبية : وهي النظم التي تعتمد النماذج والنظريات وتهتم بالهياكل النظرية التي قد لا يكون نظير في الواقع العملي، أما النظم التجريبية فهي نظم عملية ملموسة لها مكونات من آلات وموارد وطاقة وعنصر بشري وغيرها، وغالبا مت تبنى النظم التجريبية على النظم المفاهيمية وبالتالي فهي تحول المفاهيم إلى ممارسات عملية.
- النظم الاصطناعية والنظم الطبيعية : النظم الاصطناعية هي النظم التي من صنع الإنسان وهي متعددة أما الطبيعية فهي التي لا يتدخل الإنسان في تكوينها أو صنعها.
- النظم الاجتماعية والنظم المادية والنظم الاجتماعية المادية : النظم الاجتماعية هي النظم التي يكونها العنصر البشري مثل الأسر والحكومات، أما النظم المادية فهي تلك التي يمكنها أن تحصل على مدخلاتها وتقوم بصيانة ذاتها دون تدخل العنصر البشري، أما النظم الاجتماعية المادية فهي خليط بينهما.
- النظم الدائمة والنظم المؤقتة : النظم الدائمة هي التي تستمر لفترة زمنية أطول من أعمار مستخدميها، أما النظم المؤقتة فهي النظم التي يتم تصميمها لخدمة أهداف محددة خلال فترة معينة ثم يتم حلها.

المبحث الثاني : ماهية نظام المعلومات
تعتمد المؤسسة في سيرها على مجموعة من الأنظمة التي تساعدها على تسيير مواردها واتخاذ قراراتها، من بين هذه الأنظمة نجد نظام المعلومات الذي يعد أهم الأنظمة خصوصا في الوقت الحالي وفي المنظمات المعاصرة التي تعتمد أساسا على المعلومات، والتي تثبت أنها الأقوى في السيطرة على حرب المعلومات.
المطلب 01 : تطور ومفهوم نظام المعلومات
محاولة من المؤسسات التحكم في الكم الهائل من المعلومات التي تحتاجها والتي تنتجها، قامت بإنشاء أنظمة للمعلومات، الهدف منها هو وضع مجموعة أدوات تسهل عملية تجميع، معالجة، وبث المعلومات لمختلف الشركاء والمتعاونين.
هذه الأنظمة ظهرت لأول مرة خلال سنوات الستينات وتطورت إلـى غاية جعلها آلياً كلياً بالاستخدام المكثف لأدوات الإعلام الآلي حيث أصبحت المعلوماتية تسمح للفرد بالمعالجة السريعة والدقيقة للمعلومات، وقدرة هائلة للتخزين في أماكن قليلة التكلفة (أقراص,(CD, DVD، بالإضافة لإنتاج وثائق جيدة النوعية.
وقد ظهر لأول مرة منصب مدير أنظمة المعلومات في الهيكل التنظيمي للمؤسسات خلال بداية الثمانينات، وأصبح اليوم يسمى مدير المعلوماتية، حيث أن دوره لم يكن واضحا في تلك الفترة. كما أن هناك سؤالين هامين طغيا على وظيفة أنظمة المعلومات وهما:
- س1: كيف تستخدم المعلوماتية لتحقيق تفوق تنافسي؟
- س2: كيف نتأكد من أن استثماراتنا منسجمة مع إستراتيجية المؤسسة؟
و رغم هذا التطور النوعي، إلا أن مشكل تبادل المعلومات بقي مطروحاً مع بقاء الورق وسيلة لذلك، والتي أثبت أن أنظمة المعلومات الكلاسيكية معقدة وبطيئة لتلبية الاحتياجات المتطورة للمؤسسة. ومنه جاءت الضرورة الملحة لتوفير المعلومات بالدمج بين المعلوماتية، وسائل السمعي البصري والاتصالات اللاسلكية، والتـي سمحت بتحسين الاتصال واقتسام كل أنواع المعلومات بين الوحدات مهما كانت المسافة التي تفصلها عن بعضها البعض.
ومن الأسباب التي أدت إلى زيادة الاهتمام بنظم المعلومات هو ظهور ثلاثة اتجاهات حديثة في النظم والمنظمات، والتي هي :
- الاتجاه نحو الاقتصاد القائم على خدمات المعلومات : لقد تحولت الولايات المتحدة الأمريكية واليابان وألمانيا، وغيرها من القوى الصناعية الكبرى من التركيز على الاقتصاد الصناعي إلى الاقتصاد القائم على خدمات المعلومات والمعرفة، لذلك فقد أصبحت المعلومات والمعرفة أساسية لخلق الثروة في تلك الدول.
كما أصبحت المعلومات تمثل القاعدة لكثير من السلع والخدمات كثيفة المعلومات مثل صناعة برامج الكمبيوتر والخدمات المصرفية، في حين تعتمد صناعات بالكامل على المعلومات مثل خدمات قواعد البيانات التجارية.
- الاتجاه نحو عولمة الاقتصاد : هناك تزايد مستمر في عدد من الدول المتقدمة التي يعتمد اقتصادها على الاستيراد والتصدير والتجارة الخارجية، حيث تمثل التجارة الخارجية أكثر من 25 % من السلع والخدمات التي تنتجها الولايات المتحدة الأمريكية، وترتفع هذه النسبة في دول مثل اليابان وألمانيا. ويعني ذلك أن نجاح المنظمات اليوم وفي المستقبل يتوقف على قدرتها على العمل على نطاق عالمي. وقد أدى التوجه نحو عولمة الاقتصاد إلى رفع قيمة تكنولوجيا المعلومات للمنظمات، فنظم المعلومات هي التي توفر للمنظمات إمكانات الاتصالات وأدوات تحليل المعلومات واتخاذ القرارات.
- ظهور شكل جديد من المنظمات : تتصف المنظمة التقليدية بالتنظيم المركزي والذي يعتمد على مجموعة ثابتة من إجراءات العمل لإنتاج سلع أو خدمات نمطية على نطاق واسع، أما الشكل الجديد لمنظمة الأعمال فهو التنظيم المسطح (الأقل هرمية) وغير المركزي والذي يعتمد على ترتيبات عمل مرنة ومعلومات فورية لتوفير منتجات على نطاق واسع لملائمة أسواق ومستهلكين محددين.
إن كثرة الباحثين والمتخصصين الذين تناولوا هذا الموضوع أدت إلى عدم وجود تعريف محدد له، ولكن فيما يلي نورد بعض التعريفات الخاصة بالموضوع :
- نظم المعلومات هي : "تلك النظم التي تجهز معلومات دقيقة في الوقت المحدد، والتي تمكن الإدارة في جميع المستويات من صنع القرارات من أجل تحقيق أهداف المنظمة".
- نظم المعلومات هي : "عبارة عن مجموعة من العناصر البشرية والآلية مكلفة بجمع البيانات وتشغيلها وفق إجراءات، بغية تهيئة المعلومات اللازمة لاحتياجات الإدارة لتمهد لهم القيام بواجباتهم بشكل جيد بالإضافة إلى إمكان اتخاذ القرار الصائب".
- نظم المعلومات هي : "النظم المكونة من مجموعة من الإجراءات والسبل المتعلقة بجمع البيانات وتحليلها وعرضها بشكل معلومات لغرض اتخاذ القرارات".
من خلال ما سبق يمكن إعطاء التعريف التالي :
"نظم إدارة المعلومات هي النظم التي تمد المستويات الإدارية المختلفة بالمعلومات الضرورية لغرض قيام الإدارات في هذه المستويات بوظائفها بشكل كفء وجيد، وهذه النظم تعتمد اعتمادا كبيرا على الحاسوب في تهيئة هذه المعلومات".

المطلب 02 : أهمية نظام المعلومات وأهدافه
تتضح أهمية نظم المعلومات فيما يلي :
- قدرتها على تحسين عمليات وأداء جميع أنواع وأحجام المنظمات، حيث أنها توفر المعلومات اللازمة في الوقت المناسب مما يساعد على القيام بالمهام بطريقة أحسن.
- مساندة عملية اتخاذ القرارات، حيث تعتبر المعلومات الركيزة الأساسية التي يبنى وفقها أي قرار وكلما كان نظام المعلومات جيدا وفعالا كلما كان القرار يميل إلى الصواب أكثر.
- تدعيم الأعمال التعاونية بين فرق العمل مما يؤدي إلى تقوية المركز التنافسي للمنظمة في السوق الذي تعمل فيه، من خلال تسهيل حركة المعلومات بينهم.
- زيادة مساهمة نظم المعلومات المستندة على الانترنت في تحقيق نجاح المنظمات الحديثة التي تعمل في ظل منافسة عالمية تتميز بالحدة وسرعة النمو وعدم التأكد.
توجد أهداف نظام المعلومات على ثلاثة مستويات :
1- الأهداف العامة لنظام المعلومات : تتمثل هذه الأهداف فيما يلي :
- الاقتصاد في تكلفة تشغيل النظام : يجب عدم تصميم هيكل الرقابة الداخلية والتقارير وطرق معالجة البيانات يدويا أو الكترونيا وما إلى ذلك لنظام المعلومات، بحيث تساوي أو تزيد منافعه عن تكلفته.
- ملائمة المخرجات : يجب أن تكون مخرجات المعلومات دقيقة، ويمكن توصيلها لرجال الإدارة في وقت مناسب لاتخاذ القرارات، وحتى يتوفر كل هذا يجب أن تكون وسائل جمع البيانات موضع ثقة.
- بساطة هيكل التنظيم : يفقد النظام منافعه كلما تعقد هيكله، نظرًا لعدم استطاعة موظفي المؤسسة فهم مكوناته مما يحد من قدرتهم على استخدامه.
- المرونة : يجب أن يكون النظام قادرًا على استيعاب تغيرات احتياجات الإدارة للمعلومات، كما يجب أن يحتوي على إجراءات احتياطية يسمح باستمرار عمليات معالجة البيانات إذا ما حدث أي خلل.
2- أهداف النظام في تلبية احتياجات الإدارة العليا : إن مسؤولية التخطيط طويل الأجل (التخطيط الإستراتيجي) تقع على الإدارة العليا بالمؤسسة فهي التي تضع الأهداف العريضة مثل الوصول إلى مستوى معقول من الأرباح وإنتاج سلع ذات مستوى عال من الجودة، وبالتالي فإن قرارات الإدارة العليا تكون لها اثر شامل على كافة أجزاء نشاط المؤسسة فيكون من الصعب تحديد أنواع المعلومات اللازمة لاتخاذ قراراتها بشكل محدد، بالإضافة إلى هذا فإن معظم المعلومات اللازمة لإعداد الخطط طويلة الأجل لا تتوفر في نظام المعلومات الداخلية بالمؤسسة فاتخاذ مثل هذه القرارات يعتمد على معلومات تتعلق بالبيئة الخارجية مثل نصيب المؤسسة من المبيعات على مستوى سوقي السلع في الأمد الطويل أو حالة الإقتصاد الوطني مستقبلا و أثره على نشاط المؤسسة .
وغالبا ما تؤدي تعدد بيانات التخطيط والرقابة التي تحتاجها الإدارة العليا إلى عجز نظام المعلومات المحاسبة عن تزويدها بالمعلومات النوعية والكمية المطلوبة، وهنا تنشا مشكلة النظام ، ولهذا السبب يجب أن يتعرف الخبير الاستشاري على احتياجات الإدارة العليا من المعلومات ، والتأكد من مدى فعالية النظام الحالي للمعلومات في توفرها.
3- أهداف نظام المعلومات في تلبية احتياجات الإدارة التنفيذية : غالبا ما تتعلق قرارات هؤلاء المدراء بأوجه نشاط معروفة تخص إدارة وأقسام محددة، وتتعلق بعمليات السنة الجارية (عكس قرارات الإدارة العليا ) ويسهل استخراج تلك المعلومات داخليا.

المطلب 03 : التحديات التي تواجه نظم المعلومات
تواجه نظم المعلومات عدة عراقيل وعقبات تصعب من الوصول إلى نظام معلومات فعال بنسبة كبيرة، أهم هذه التحديات هي :
- بعض المعلومات العامة لا يمكن إدخالها في النظام : تعتبر بعض المعلومات الضرورية لعمليات صنع القرارات من طبيعة لا تسمح بعملية الإدخال في نظم المعلومات، وذلك لصعوبة التعبير عنها بشكل نظامي مثل الّأفكار بشأن تقديم منتجات جديدة، آراء المستهلكين حول منتج معين، خطط المنافسين، القرارات السيادية التي تصدرها الدولة.
- المعلومات عادة ما تحتاج إلى سياق يمكن تفسيرها من خلاله : غالبا ما تهتم المعلومات في المنظمات بالبيانات الكمية نظرا لسهولة إدخالها، وهذه البيانات قد لا تكون على درجة عالية من الأهمية عند اتخاذ القرارات الإستراتيجية في المنظمة ما لم يتم ربطها مع معلومات أخرى، وبالتالي فان قيمة المعلومات تتوقف إلى حد كبير على وجود سياق يتم تفسيرها من خلاله. يتوقف هذا السياق على ما يتوافر لدى مستخدم المعلومات من معرفة أساسية، مثال ذلك رصيد المخزون لا يكون له قيمة إلا إذا تم ربطه بمعلومات أخرى مثل حجم الطلب المتوقع.
- قيمة المعلومات تتناقص بمرور الزمن : تتناقص قيمة المعلومات بشكل سريع مع مرور الزمن، فالمعلومة ذات القيمة العالية الآن قد لا تكون كذلك مستقبلا، فتوقيت ظهور المعلومة يحدد إمكانية الاعتماد عليها في اتخاذ القرارات، فمثلا رصيد المنظمة في أحد البنوك يمثل معلومة ذات قيمة عند لحظة إصدار شيك معين ولكن بمجرد إصدار هذا الشيك تصبح هذه المعلومة عديمة القيمة.
- التغيرات البيئية تؤدي إلى تغيرات في الاحتياجات من المعلومات : نتيجة لديناميكية البيئة المحيطة بنظم المعلومات فقد تواجه المنظمة بعد إنفاقها مبالغ طائلة ومجهودات ضخمة أثناء دراستها لاقتناء نظام معلومات معين يخدم احتياجاتها في ضوء حصتها في السوق بأنه تم إدماجها مع منظمة أخرى أو ظهور تشريعات جديدة مما يؤدي إلى تغير حصتها السوقية في السوق ومن ثم يصبح ما بذلته المنظمة من مال وجهد غير ذي جدوى نتيجة للتغيرات التي حدثت.
- تكنولوجيا الحاسب الآلي في تغير سريع :
يعد التغير والتطور السريع والملموس في تكنولوجيا الحاسبات من التحديات التي تواجه نظم المعلومات، حيث أن هذا التطور يؤدي إلى تقادم نظم المعلومات المبينة على الحاسب الآلي بعد فترة قصيرة من اقتنائها مما يؤدي بالمنظمة إما إلى تغيير النظام وما يترتب عليه من أعباء مالية أو الإبقاء عليه وهو ما تفضله المنظمات توفيرا للتكاليف وهو ما يؤدي إلى استخدام نظم معلومات أقل حداثة ولفترات طويلة نسبيا.
- النقص الملحوظ لدى العمالة الفنية الماهرة : أدى نقص المبرمجين ومحللي النظم ذوي المهارة العالية إلى زيادة تكاليف عنصر العمل، وارتفاع معدل الدوران بين العاملين في إدارات وأقسام نظم المعلومات بالمنظمة.
- المتطلبات من العمالة في تغير مستمر : أن تعلم الفرد لمهنة مرتبطة بالحاسب الآلي ثم استمرار مزاولته لها مدى الحياة أمر غير وارد، فنتيجة للتطور السريع في تكنولوجيا الحاسبات والمعلومات والصلة الوثيقة بين تكنولوجيا المعلومات وحياة المنظمات فقد استلزم الأمر أن يعيد العاملون والإداريون تعلمهم وتدريبهم بشكل متكرر ومستمر لكي يواكبوا التغيرات السريعة بما لديهم من أدوات.
- التوقعات المعالى فيها : يدرك القليل من الأفراد أن هناك مجهودا أو تكلفة تبذل من أجل الحصول على نظام فعال للمعلومات، وقد ظهر هذا الاتجاه كنتيجة لفعالية استخدام نظم المعلومات في العديد من التطبيقات التي يمكن ملاحظتها مثل نظم حجز تذاكر الطيران، وبرامج الفضاء، وقد أدى هذا إلى أن المديرين يتصورون أنه يمكن تصميم نظام معلومات متكامل يربط المنظمة ككل بأقل تكلفة وخلال فترة زمنية وجيزة بغض النظر عن حجم المنظمة.

الخاتمة :
من خلال ما سبق يمكن القول أن المعلومات هي عبارة عن بيانات معالجة تلعب دورا هاما في المؤسسات في وقتنا الحالي الذي أصبح يعرف بـ "عصر السرعة" و"عصر المعلومات"، مما يضطر المؤسسات إلى وضع نظام خاص يمكنها من جمع وتبويب وتحليل هذه المعلومات يعرف بـ "نظام المعلومات" والذي يسمح لها بالاستغلال الأمثل للمعلومات المتحصل عليها والمحاولة من خلالها إلى تدنية التكاليف إلى أقل حد ممكن ومحاولة تحقيق ميزة تنافسية من خلال استعمالها في الوقت المناسب.
كما يجدر الإشارة إلى أن المعلومات أصبحت عنصرا أساسياً في إستراتيجية المؤسسة، حيث أن كل الدراسات أثبتت أن دور أنظمة المعلومات في المؤسسات أصبح لها بعد استراتيجي, وهو كذلك أداة لبناء وإعادة هيكلة أشكال المؤسسة، بالإضافة إلى أنه محرك أساسي لتطورها في محيط تنافسي صعب و معقد.
تقسم أنظمة المعلومات حسب طريقة معالجتها إلى نظم المعلومات اليدوية، ونظم المعلومات المحوسبة ونظم المعلومات المتكاملة. كما نجد عدة أنواع أخرى حسب معيار التقسيم وسواء كانت هذه الأنظمة داخل المؤسسة أو خارجها، نذكر منها نظام المعلومات الإدارية، التسويقية، المحاسبية وغيرها، ولكل نظام منها خصائصه ومفاهيمه الخاصة به،
فـ " ما هي أهم أنواع أنظمة المعلومات ؟ ".

بلا مزية أمين