ادارة الاجتماعات

السلام عليكم
اليكم هذا الموضوع أرجو أن ينال اعجابكم

مقدمة :
تعتبر الاجتماعات من الظواهر التي غالبا ما تصادف الفرد في حياته الاجتماعية وخاصة المهنية، سواء كان هذا الفرد عاملا أو إطارا في مؤسسة ما، اقتصادية كانت أو تعليمية أو اجتماعية أو غيرها.
وغالبا، وفي نهاية كل اجتماع، نسمع المقولات التالية :
* لم يكن هناك ما يفيد في الاجتماع !
* كان يمكن ألا أحضر الاجتماع !
* ما قيل في ثلاث ساعات يمكن تلخيصه في ساعة واحدة !
* فرض الشخص الفلاني أفكاره على المجموعة !
وغيرها مما يمكن سماعه عند نهاية كل اجتماع. ولكن في حقيقة الأمر أن الاجتماعات سلاح ذو حدين :
- من جهة تعتبر مضيعة للوقت، ووسيلة لتعزيز الخصام والفروقات وسوء العلاقات، كما تعتبر تكلفة مضافة إلى تكاليف المؤسسة حيث أن اجتماع 08 أفراد لمدة ساعة كاملة يمثل فقدان المؤسسة لدوام عمل كامل لفرد من الأفراد العاملين بها.
- من جهة أخرى تعتبر الاجتماعات وسيلة فعالة لإشراك المجموعة في اتخاذ القرارات وتبادل المعلومات.
ومن أجل التقليل من سلبيات الاجتماعات وتعزيز ايجابياتها، أي من أجل ضمان نجاح الاجتماع لابد من إدارة فعالة له تضمن مشاركة جميع الأفراد، والاستغلال الجيد للوقت، وكذا الخروج بنتائج مرضية لجميع الأفراد، مما يستوجب معرفة المشاركين لأبجديات الإدارة الفعالة للاجتماع.
وهو ما سيتم مناقشته خلال هذا البحث من خلال الإجابة على الإشكالية التالية : "كيف تتم إدارة اجتماع فعال؟"
وقد تم تقسيم البحث إلى مبحثين أساسيين يتناول الأول عموميات حول الاجتماع، من تعريف الاجتماع وأهميته وأنواعه. أما المبحث الثاني فيتناول بالدراسة إدارة الاجتماع من خلال تحديد المراحل الأساسية للاجتماع، وكيفية حل المشاكل التي تنشأ داخل الاجتماع وغيرها.

المبحث الأول : عموميات حول الاجتماع
يعتبر لقاء الأفراد مع بعضهم البعض أمرا روتينيا يصادف المرء في حياته اليومية، ويسمى هذا اللقاء بالاجتماع قد يتميز بالرسمية أو اللارسمية حسب مكان اللقاء والمواضيع المناقشة،....الخ. ويكتسي الاجتماع أهمية بالغة، خصوصا بالنسبة للمؤسسات في حالة وجود الضرورة لذلك.
المطلب 01: مفهوم الاجتماع
لقد أعطيت عدة تعريفات لمصطلح الاجتماع يمكن أن نذكر منها ما يلي :
1- يعرف الاجتماع على أنه : " لقاء بين مجموعة من الناس لديهم أهداف مشتركة بهدف الاتصال من أجل تحقيق هذه الأهداف" .
2- كما عرفه (العلمي، 2003) بأنه : " يتكون من مجموعة من الأفراد، قد يكون اثنين أو أكثر، وقد يصل إلى المئات كما هو الحال في المؤتمرات، يرتبطون جميعا فيما بينهم بعلاقات سيكولوجية ظاهرة، ويجتمعون معا لمناقشة موضوع مشترك، من أجل الوصول إلى قرارات معينة حول هذا الموضوع" .
3- كما يعرف على أنه : "تبادل للمعلومات والأفكار بين شخصين أو أكثر لهم أدوار فاعلة من أجل انجاز نتائج محددة" .
4- يعرف العثيمين، الاجتماعات بأنها : "عبارة عن تجمع شخصين أو أكثر في مكان معين للتداول والتشاور وتبادل الرأي في موضوع معين " .
من خلال كل ما سبق يمكن إعطاء تعريف شامل هو :
5- الاجتماعات هي : "جميع أشكال اللقاءات التي تتم بين الأفراد لتبادل الأفكار والآراء والمعلومات، وتحقيق التفاهم بين المجموعة، كما هي أداة من أدوات الإدارة لتحقيق أهداف وخطط المُنشأة" .
تعد الاجتماعات من أكثر وسائل الاتصال أهمية ، وتأتي أهميتها في دورها الحيوي كوسيلة اتصال فعالة في حياة الشعوب سواء على مستوى الأفراد أو على مستوى التنظيمات، حيث يمكن من خلالها تحقيق الأمور التالية :
1- التوصل إلى دراسات كاملة وشاملة ومستفيضة ومتأنية للقرارات المتعلقة بالمواضيع الكبيرة ، وذلك من خلال تنوع خبرات وتخصصات الأعضاء ونقاشاتهم البناءة القائمة على المشورة وتبادل الرأي .
2- التوصل إلى قرارات جماعية تتسم بالنضج والعمق والصدق والموضوعية بعكس القرارات الفردية التي تعتمد على قدرات شخصية وتتسم أحيانا بالتحيز والمصالح الشخصية .
3- التنسيق بين مختلف أوجه الأنشطة والجهود بين الإدارات والأقسام داخل المنظمة الواحدة أو مع المنظمات الأخرى .
4- إتاحة الفرصة للموظفين حديثي الخبرة للاحتكاك بمن هو أقدم منهم خبرة وممارسة وتجربة ( التدريب).
5- إتاحة الفرصة للقادة الإداريين والمشتركين في الاجتماع لتوصيل آرائهم وتوجيهاتهم ووجهات نظرهم إلى بقية العاملين عن طريق الأعضاء المشاركين ، كما تتيح في نفس الوقت توصيل مطالب وشكاوى العاملين .
6- رفع معنويات الأعضاء المشاركين من خلال إتاحة الفرصة لهم للتعبير عن آرائهم وأفكارهم والمشاركة في صنع القرارات .

المطلب 02 : أسباب عقد الاجتماع
من الأسباب التي تستدعي عقد الاجتماعات ما يلي :
1- توصيل معلومات لآخرين هم بحاجة له.
2- الحصول على موافقة الآخرين على أفكار أو مقترحات جديدة.
3- حل المشكلات من خلال التفاوض.
كما نجد أسبابا أخرى منها :
4- عند الحاجة إلى أخذ رأي المجموعة في أمر ما سوف يتم إصدار قرار بشأنه.
5- عند الحاجة إلى دراسة مشكلة ما وحلها.
6- عند الرغبة في حل الصراع بين الآراء المختلفة ووجهات النظر المتعارضة.
7- عند الرغبة في الحصول على اعتذار أو تبرير من المشاركين بخصوص موضوع حدث بشكل غير مرضي.
8- عند الرغبة في الوصول إلى حل سريع في مشكلة لا تحتمل التأخير.
9- عندما تكون الحاجة إلى استلام تقارير من المشاركين.

المطلب 03 : أنواع الاجتماعات
هناك عدة تقسيمات للاجتماعات وفقا لمجموعة من المعايير منها :
1- الاجتماعات من حيث الزمن : وتقسم إلى نوعين هما :
أ- الاجتماعات الدورية : وهي الاجتماعات التي تعقد بصفة دورية، وفي مواعيد محددة لبحث المسائل والموضوعات المختلفة، ومن أمثلتها : اجتماعات الجمعيات العمومية للشركات المساهمة واجتماعات مجلس المديرين، واجتماعات مجلس الإدارة، أو أي اجتماع يحتم القانون أو النظام الداخلي للمنشأة عقده في وقت معين بصورة دورية.
كما يندرج في هذا النوع من الاجتماعات الدورية الاجتماع الشهري الذي يجتمع فيه المدير مع رؤساء الأقسام في إدارة معينة، أو قطاع معين من المنشأة.
وكذلك الاجتماع الذي يعقده المدير الإقليمي لمديري الفروع في شركة متعددة الجنسيات، أو الاجتماع الشهري الذي تنظمه إدارة من الإدارات لدراسة نتائج وانجازات الإدارة في شهر معين، ومعرفة الصعوبات والمشاكل والمعوقات التي صادفت العاملين ومحاولة إيجاد الحلول المناسبة لها.
ب- الاجتماعات غير الدورية : وهي الاجتماعات التي تعقد في أي وقت أو كلما دعت الحاجة إليها، وذلك لبحث مشكلة طارئة أو موضوعات ذات أهمية كبيرة للمنشأة. ومن أمثلة ذلك عقد اجتماع عاجل مع رجال البيع في موقع معين أو منطقة معينة من السوق، لاستعراض ودراسة ومناقشة الصعوبات التي تواجه الشركة في تسويق سلعة معينة، أو عندما يحدث تغير ما في السوق يستدعي البحث والدراسة العاجلة. كما يمكن لرئيس الشركة إلى عقد اجتماع عاجل مع كبار المسؤولين في الشركة لدراسة موقف معين، أو تغير حدث في المحيط الخارجي عن الشركة.
2- الاجتماعات من حيث الشكلية : وتقسم إلى نوعين هما :
أ- اجتماعات يسودها قدر كبير من الشكلية : وهذه الاجتماعات تتسم بقواعد وتقاليد ونظم معينة، ويسبقها دعوة لحضور الاجتماع مكتوبة وموضح بها الموضوعات في شكل جدول أعمال الاجتماع، والتسلسل في العرض، طبعا للأهمية والأولوية، وضرورة إرسال نسخة مكتوبة إلى العضو قبل الموعد.

ومن أمثلة ذلك اجتماعات الجمعيات العمومية للشركات المساهمة أو الجمعيات التعاونية أو الشركات المشتركة. وهذه الاجتماعات تتحكم فيها الكثير من الشكليات والرسميات، مثل حق الحضور والتمثيل في الجمعية العمومية أو الوكالة فيما بين الأعضاء لبعضهم البعض. كما نجد الشكلية في البدء والختام، وأسلوب المناقشة وأخذ الأصوات على القرارات والانتخابات لأعضاء جدد واختيار المراقب المالي للشركة، وعرض المركز المالي للشركة ومشروعات الخطط وغير ذلك.
ويلاحظ في هذه الاجتماعات اشتراطها للشكل القانوني والنصاب من عدد الأعضاء الذي يجعل الاجتماع صحيحا من عدمه.
ب- اجتماعات يسودها القليل من الشكلية : وهذا النوع من الاجتماعات يتميز بالمرونة والمناقشة المفتوحة ويستطيع العضو المشارك في الاجتماع التحدث أكثر من مرة واحدة طالما أن رئيس الاجتماع قد سمح له بالتحدث. كما أن القرارات يتم فيها أخذ الآراء بأسلوب بسيط وسهل. وهذه الاجتماعات تتمثل في الأعداد المحدودة من المجتمعين أو قصر الفترة المخصصة للاجتماع.
3- الاجتماعات من حيث المستوى الإداري : وتنقسم إلى ثلاثة أنواع هي :
أ- اجتماعات الإدارة العليا : وهي اجتماعات تتميز بقصرها على أعضاء الإدارة العليا حيث تهتم بمناقشة الموضوعات التي تتعلق بنشاط الإدارة العليا واهتماماتها، مثلا الاجتماع الذي يتعلق بموضوعات الاستراتيجة الإدارية، ورسم السياسات، اعتماد الخطط أو إجراء التخطيط الاستراتيجي تدخل ضمن هذه الاجتماعات. ونجد أيضا اجتماعات أعضاء مجلس الإدارة للشركة المساهمة واجتماع مجلس المديرين، أو اجتماع المجلس التنفيذي للمديرين، وهناك مسميات غيرها تستخدم في الحياة العملية ممن ينطبق على هذا الوصف.
ب- اجتماعات اللجان الإدارية : وهي الاجتماعات التي تنظمها متطلبات العمل اليومي أو الأداء المستمر للعمل داخل المنشأة، ومن أمثلة هذه اللجان لجنة شؤون العاملين، لجنة البت والعرض والعطاءات، ولجنة الخطة، ولجنة تحديد الاحتياجات السنوية للشركة، واللجنة الفنية لشؤون الإنتاج، وغيرها طبقا لاختلافات التنظيم الإداري للشركات الكبيرة أو غيرها من الشركات أو المؤسسات التجارية.
ج- الاجتماعات المفتوحة بين الإدارة العليا والعاملين : وهي نوعية من الاجتماعات التي تنظمها الإدارة العليا بغرض اللقاء مع العاملين للتعرف على مطالبهم واحتياجاتهم ومشاكلهم المختلفة. ويسود هذا النوع من الاجتماعات المصارحة التامة وعدم اللجوء إلى الأساليب الجافة، بل يسود في مثل هذه اللقاءات الأساليب الديمقراطية في الاستفادة من الرأي والرأي المضاد، وعدم الحساسية من أي نقد يثار في مثل هذه الاجتماعات، وبعض هذه الاجتماعات تشتد فيها المناقشات ويزداد الحماس بين الحاضرين فيها. ولكن تحاول الإدارة التعرف على اتجاهات العاملين، ونوعية الآراء التي يثيرونها، ونوعية القيادة غير الرسمية التي تتواجد في جماعات العاملين.
والاجتماعات المفتوحة نموذج فريد من الاتصالات بين أطراف الإدارة العليا والقاعدة العريضة من العاملين باختلاف مستوياتهم واتجاهاتهم وإدراكهم، ولهذا نجد أن السيطرة على هذه الاجتماعات يحتاج من الإدارة إلى ضبط النفس، والقدرة على السيطرة الهادئة حتى لا تنقلب إلى صخب، وربما قطيعة وعداء بين الإدارة العليا والعاملين تحت قيادتها
4- من حيث الغرض من الاجتماع : وذلك وفقا للغرض من عقد الاجتماع والهدف منه، ونجد الأنواع التالية :
أ- اجتماعات تبادل المعلومات : ويهدف هذا النوع من الاجتماعات إلى تبادل الآراء والمعلومات بين المشاركين مما يساعد في الحصول على معلومات أكثر دقة، تسهم في تحسين نوعية القرارات المتخذة، فعلى سبيل المثال اجتماع الشركة الأسبوعي والذي يتضمن اجتماع الإدارة العليا مع كافة العاملين بهدف إطلاعهم على نشاطات الشركة المختلفة واستقبال آرائهم واقتراحاتهم.
ب- اجتماعات حل المشاكل أو اتخاذ القرارات : في هذا النوع من الاجتماعات، يتم مناقشة موضوع معين أو عدة مواضيع من أجل اتخاذ قرار حول مشكلة معينة،أو إجراء تغيير أو تعديل في السياسات أو الإجراءات التي تتبعها الشركة. مثال : من هو المورد الذي ستعتمد عليه الشركة مستقبلا؟ هل نعتمد على مورد واحد أو عدة موردين؟ هل من الضروري إضافة خط إنتاج جديد أو سلعة جديدة؟.
ج- الاجتماعات ذات الصفة الاجتماعية (غير الرسمية) : تعطي الإدارات المختلفة أهمية كبيرة للعلاقات الاجتماعية بين العاملين، من حيث أهميتها في تعزيز أواصر التعاون والتنسيق فيما بينهم مما ينعكس إيجابا على أدائهم. وتعد الاجتماعات التي تعقد بين العاملين والإدارة خارج أوقات الدوام الرسمي على درجة كبيرة من الأهمية في تعزيز هذه العلاقة. ومن الأمثلة على هذه الاجتماعات دعوة الإدارة للعاملين إلى حفل عشاء في أحد المطاعم، أو قيام اللجنة الاجتماعية بإقامة حفل شاي للعاملين في الشركة وتوزيع هدايا رمزية.
ومن المزايا التي يحققها هذا النوع من الاجتماعات :
- تعزيز علاقات العاملين مع بعضهم ومع الإدارة.
- زيادة التزام العاملين وولائهم للشركة.
- تمكن العاملين من إثارة قضايا ومواضيع يصعب إثارتها أو بحثها من خلال قنوات الاتصال الرسمي الأخرى.
د- الاجتماعات الافتراضية : مع التقدم غير المسبوق في مجال الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات، ظهر نوع من الاجتماعات لم يكن ممكنا في السابق، وهو إمكانية عقد اجتماعات لعدد كبير من الأشخاص متواجدين في مناطق جغرافية متعددة ومتباعدة بدون الحاجة أن يجلسوا وجها لوجه حول دائرة مستديرة.
من مزايا هذه الاجتماعات أنها :
- تمكن المشاركين من التفاعل بسرعة وسهولة بدون الحاجة إلى الانتقال من مكان إقامتهم.
- سهولة برمجتها بما يتناسب وظروف المشارك وطبيعة عمله.
- تمكن بعض المشاركين، والذين لا تسمح ظروفهم الحضور إلى قاعة الاجتماعات من الحضور والمشاركة.
- تمكين أشخاص من مستويات وظيفية أو اجتماعية أقل من المشاركة في النقاش وإبداء الرأي.
المطلب 04 : مزايا وعيوب الاجتماع
لقد زادت قيمة الاجتماعات في الإدارة الحديثة، بعد أن كانت النظرة إليها على أنها معطلة للعمل ومضيعة للوقت، وذلك يرجع في الواقع إلى مزايا الاجتماعات التي متى توافرت فيها أكسبتها قدرا كبيرا من الأهمية، ونوجزها فيما يلي :
1- الاجتماعات تتيح الفرصة أمام الكثيرين من المختصين أو الفنيين أو العاملين في التعبير عن آرائهم بصراحة ووضوح.
ومثال ذلك ما نجده في المنشآت الصناعية حيث تعقد اجتماعات لدراسة مشكلات الإنتاج، ويتاح فيها للمشرفين والمديرين تبادل الآراء ووجهات النظر في هذه المشكلات وكيفية معالجتها.
2- تؤدي الاجتماعات إلى رفع الروح المعنوية بين العاملين، والشخص الذي يسمح له بالتعبير عن رأيه يشعر بأن الإدارة تقدر هذا الرأي وتعترف بقدرته على المساهمة في العمل بنجاح وفاعلية.
3- الاجتماعات الجادة تمكن الإدارة من الوصول إلى قرارات بعد دراسة مستفيضة وبعد مناقشة جادة ومستمرة، وعادة ما يؤدي تفاعل آراء الجماعة المشتركة في الاجتماع إلى اتخاذ القرارات الأكثر صدقا والأكمل نضجا، وربما الأكثر قربا من الموضوعية.
4- الاجتماعات الفعالة هي التي تبعد عن التحيز الشخصي وتفضل المصلحة العامة على المصلحة الفردية.
5- تتيح الاجتماعات لمختلف المستويات المشاركة وتبادل الخبرات والتخصصات، وعندما تتقابل هذه المستويات في الاجتماعات يزداد تفاهمهم وتقدير كل منهم للآخر، خاصة في المواقف التي قل ما يلتقي فيها هؤلاء الأفراد.
6- عادة ما يحترم الفرد القرارات الصادرة عن اجتماع على اعتبار أن القرار الجماعي يبعث الثقة في النفس، وفي نزول الفرد على رأي الجماعة قد يشعره بالرضا عن نفسه.
أما عيوب الاجتماعات فهي باختلاف أنواعها تتلخص فيما يلي :
1- قد تكون هذه الاجتماعات غير ذات موضوع، أو لا تحقق الهدف من عقدها، خاصة عندما يكون الأعضاء غير ملمين تماما بهذا الهدف أو عندما يكون مقرر الاجتماع أو رئيس الاجتماع غير ملم بالنظام الداخلي للمنشأة واللوائح المطبقة فيها وبصفة خاصة تلك التي لها صلة بموضوع الاجتماع.
2- السيطرة التي تظهر من بعض ذوي السلطة والنفوذ في محاولتهم استصدار قرار يرعى مصالحهم ولو على حساب مصالح الأطراف الأخرى.
3- احتكار بعد الأفراد الكلمة أو المناقشة وخاصة عندما يكون بعض الحاضرين في الاجتماع على غير المستوى اللائق بالمستوى المحدد للاجتماع.
4- ظهور بعض الآراء المتميزة ومحاولة فرض هذه الآراء على باقي الحاضرين، وفي هذا دليل على أن الاجتماع لم يستوف شروط الجودة والتوائم بين الحاضرين فيه.
5- كثيرا ما تمثل القرارات الصادرة عن الاجتماعات الرأي الوسط أو الرأي الأقل ضررا وليس بالضرورة أن يكون هذا القرار هو الأنسب أو الأمثل في جميع الحالات.
6- قد تتوقف نتائج الاجتماع على مستوى المشاركين في الاجتماع ومدى ثقافتهم وخبرتهم ومستواهم العلمي والثقافي. ومن الملاحظ أن المشاركين في اجتماع ما اذا كانوا من مستوى الثقافة المركبة يختلفون كثيرا عن ذوي الثقافة التقليدية.
7- شعور بعض المشاركين في الاجتماع بمركب النقص لعدم قدرتهم على فهم ما يدور في الاجتماع، أو عدم قدرتهم على متابعة المناقشات واستخلاص النتائج منها للوصول إلى رأي صحيح.

المبحث الثاني : كيفية إدارة اجتماع فعال
لضمان نجاح الاجتماع والخروج بالنتائج المرغوب فيها، وتحقيق الأهداف المسطرة مسبقا، لابد من إدارة فعالة للاجتماع يجب أن يساهم فيها جميع الحاضرين من قائد الاجتماع إلى المنسق إلى المسجل وصولا إلى جميع المشاركين في الاجتماع. ولابد أن تنطلق هذه الإدارة من إرسال الدعوة إلى غاية عقد الاجتماع ومن ثم المتابعة والتقييم.
المطلب 01 : قواعد أساسية لإدارة الاجتماع
من أجل إدارة فعالة للاجتماع، على رئيس الاجتماع مراعاة مجموعة من الأسس والقواعد التالية :
1- بدأ الاجتماع في الوقت المحدد، إذ يعد ذلك مؤشرا لبقية الأعضاء حول أهمية احترام الوقت والمواعيد.
2- المحافظة على النظام أثناء الاجتماع، بحيث لا يتكلم أكثر من شخص واحد في نفس الوقت، ومنع تداول موضوعات بعيدة عن المواضيع المدرجة في جدول الأعمال.
3- التأكد من أن المواضيع المدرجة في جدول الأعمال قد أخذت الوقت الكافي للنقاش والتحليل قبل عرضها للتصويت من أجل اتخاذ القرار المناسب.
4- إعطاء حق التصويت للعضو الذي يطلب ذلك، مع ضرورة إعطاء الأولوية للأعضاء الذين لم يسبق لهم الحديث وإبداء الرأي.
5- بالنسبة للمواضيع المعقدة والتي تحتاج إلى مزيد من الوقت أو إلى مزيد من الدرس والتحليل، يفضل تحويلها إلى لجنة متخصصة لمزيد من الدراسة وتقديم تقرير لاحق في جلسة أخرى يتفق على موعدها.
6- يفضل إنهاء الاجتماع في الوقت المحدد وذلك تجنبا لشعور الأعضاء بالتعب والملل أو عدم القدرة على المتابعة.
7- توافر مهارة الاستماع لدى رئيس الاجتماع مما يساعده في الفهم الدقيق للآراء والاقتراحات أثناء الاجتماع.

المطلب 02 : خطوات الاجتماع
يمر الاجتماع بثلاث مراحل أساسية لابد من الإعداد الجيد لها حتى يضمن النجاح وهي :
1- مرحلة ما قبل الاجتماع : ويطلق عليها أيضا اسم مرحلة التخطيط أو الإعداد، وتتضمن مجموعة من العناصر التي يجب أخذها بعين الاعتبار والإعداد لها، وتتمثل في :
أ- تحديد الهدف من الاجتماع ومدى الحاجة إليه: قبل عقد الاجتماع لابد من تحديد الغرض من عقده مثلا :
- وجود معلومات جديدة يجب إبلاغها للموظفين.
- توحيد المفاهيم اتجاه موقف أو مشكلة معينة.
- حل مشكلة معينة.
- اتخاذ قرارات معينة...الخ.
كما تشير الدراسات إلى أن معظم المديرين في الإدارات العليا والوسطى ذكروا أن 25% من الاجتماعات التي حضروها، كان يمكن تبديلها بمذكرة أو رسالة أو مكالمة هاتفية. كما بينت دراسات أخرى أن 50% من الاجتماعات التي تعقد في قطاع الأعمال غير منتجة وغير ضرورية. وإذا ما أخذنا بعين الاعتبار تكلفة هذه الاجتماعات تبين لنا حجم الخسائر التي تتكبدها المنظمات المختلفة في عقد الاجتماعات، وبناءا على ذلك أوصت بعض الدراسات بضرورة عدم المبالغة في عقد الاجتماعات إلا إذا كان هنالك حاجة فعلية لها. وتظهر الحاجة إلى الاجتماع في الحالات التالية :
- إذا كان القرار المطلوب اتخاذه يحتاج إلى معلومات وخبرات يصعب على شخص واحد الإلمام بها.
- إذا كان العمل المطلوب انجازه يتم من خلال مجموعة من الأشخاص.
- إذا كان السؤال المطروح للنقاش عدة بدائل للإجابة.
- عند وجود معلومات متناقضة ومشوشة بحاجة إلى إيضاح.
ب- مكان الاجتماع : يراعى في اختيار المكان الأمور التالية :
- عدم شغله من قبل الآخرين أثناء موعد الاجتماع، واتساعه لعدد المشاركين في الاجتماع.
- إمكانية أن يرى المجتمعون بعضهم البعض.
- تجهيزه بالأثاث والأدوات والوسائل المناسبة للاجتماع.
- خلوه من الأشياء التي تلفت انتباه المجتمعين عن الاجتماع وتهيئته من حيث الإضاءة والتهوية.
ج- وقت وزمان الاجتماع : يحدد وقت وزمن الاجتماع حسب نوعه وحسب مشاغل المدعوين ومدة انعقاده ومدى أهميته، وذلك على النحو التالي :
- يفضل أن يكون وقته باكرا بحيث يراعى أن يكون مناسبا لظروف العمل والمجتمعين.
- يفضل ألا يزيد الزمن عن ساعة ونصف بحيث لا يؤدي إلى الملل.
- يراعى أن يكون هناك تناسب بين المواضيع المطروحة و زمن الاجتماع.
د- وضع جدول أعمال : يشير جدول الأعمال إلى مجموعة المواضيع التي سيتم مناقشتها في الاجتماع، وللتدليل على أهمية جدول الأعمال فقد قال أحد الخبراء في مجال الاتصال أن الاجتماع بدون جدول أعمال يشبه سفينة تبحر في المحيط بدون اتجاه أو دون بوصلة، لا أحد يعرف أين ستبحر.
ويتضمن جدول الأعمال النقاط التالية :
- وقت وتاريخ ومدة ومكان الاجتماع.
- أسماء المدعوين لحضور الاجتماع.
- المواضيع التي سيتم مناقشتها.
هـ- ما يجب القيام به قبل الاجتماع : على كل فرد مدعو لحضور الاجتماع، تحضير نفسه ومستلزماته قبل الموعد المحدد، ويمكن تلخيص أهم ما يجب القيام به قبل الاجتماع فيما يلي :
- صاحب الدعوة للاجتماع : عليه القيام بما يلي :
* توزيع الدعوة للاجتماع قبل وقت كاف على أن تشمل الآتي : الغرض من الاجتماع، التاريخ، المكان، الأجندة، المدة التي سيستغرقها الاجتماع.
* وقائع الاجتماع السابق (إن وجدت أو لم يتم توزيعها.
* يطلب من المشاركين تأكيد الحضور إذا كان ذلك ممكنا.
* إعداد التجهيزات المكانية (القاعة، المقاعد، الكهرباء، المأكولات والمشروبات، أجهزة العرض، موافقة السلطات...).
- المشاركون : عليهم القيام بما يلي :
* أن يكون لديهم ما يشاركون به وإلا يعتذرون عن الحضور.
* في حالة الرغبة في الحضور وعدم التمكن من ذلك يتم ترشيح شخص مناسب بدلا عنهم.
* اقتراح تعديلات على الأجندة إن لم تكن مناسبة لغرض الاجتماع.
* عليهم القيام بتخطيط مشاغلهم الأخرى بطريقة تمكنهم من الحضور إلى الاجتماع في الوقت المحدد وبشكل مريح.
* التأكد من عدم الإزعاج أثناء الاجتماع.
* مراجعة وقائع الاجتماع السابق والتأكد من القيام بما أوكل إليهم فيه.
* الاستعداد لموضوعات الاجتماع.
2- مرحلة أثناء الاجتماع : وهي تشمل كافة الفعاليات التي تتم خلال فترة عقد الاجتماع، ويمكن تقسيمها إلى ثلاث فترات أساسية لكل منها خصائصها نذكرها فيما يلي :
أ- في بداية الاجتماع : أو يطلق عليه افتتاح الاجتماع، ولضمان افتتاح جيد لابد من :
- البدء في الوقت المحدد حتى لا يعاقب من حضروا في الوقت ويحفز من تأخروا.
- دعوة الحاضرين للتعريف بأنفسهم وتوضيح توقعاتهم من الاجتماع.
- تحدد الأشخاص الذين يقومون بدور : القائد، المنسق، المسجل .
- تقديم الأجندة وإجراء التعديلات اللازمة إذا أستدعى الأمر ذلك.
- وضع إطار زمني واضح لكل عنصر من عناصر الاجتماع، وإعطاء الأولوية للموضوعات ذات الأهمية القصوى ثم الأقل أهمية.
- تخصيص وقتً للراحة، تناول الشاي، تناول الطعام والصلوات إذا تطلب الأمر.
- مراجعة ما تم الاتفاق عليه في الاجتماع السابق وما تم تنفيذه منه.
ب- خلال الاجتماع : أو ما يطلق عليها مرحلة المناقشات، لابد من :
- التركيز في مشكلة أو موضوع واحد في كل مرة.
- توزيع الفرص بشكل متوازن بين المشاركين.
- تلخيص ما تم التوصل إليه في كل موضوع قبل الانتقال إلى الموضوع التالي.
- الالتزام ما أمكن بالإطار الزمني المحدد لكل موضوع.
- التأكد من التسجيل الدقيق لوقائع الاجتماع على الدفتر المخصص لذلك (ليس على أوراق متفرقة حتى لا يحدث فقدان أو تغيير لبعض وقائع الاجتماع .
- الحصول على توقيعات المشاركين على محضر الاجتماعات قبل إنهاء الاجتماع.
- التوجه بالشكر للمشاركين في الاجتماع على مشاركتهم.
ج- في نهاية الاجتماع : أو ما يطلق عليه ختام الاجتماع، لابد من :
- مراجعة الخطوات العملية التي أتفق عليها.

- التأكد من أن كل شخص يعلم ماذا عليه أن يفعل ومتى.
- مراجعة وقائع الاجتماع.
- تحديد تاريخ ومكان الاجتماع التالي وتحدد الأجندة الأولية.
- تقييم الاجتماع ووضع خطط للتحسين في الاجتماعات القادمة.
- إنهاء الاجتماع بشكل حاسم وإيجابي.
- نظافة وإعادة ترتيب مكان الاجتماع.

أثناء الاجتماع، ومن أجل إنجاحه والإلمام بجميع جوانبه، يتم تعيين أشخاص محددين للقيام مجموعة من الأدوار، يكون هذا التحديد مسبق (أي قبل الاجتماع)، أو يتم التحديد عند بداية الاجتماع. واهم هذه الأدوار هي : قائد الاجتماع أو الموجه، المنسق، المسجل. وتتمثل أدوارهم أثناء الاجتماع فيما يلي :
أ- قائد الاجتماع (الموجه) : يكون إما صاحب الدعوة أو شخص آخر كلف بإدارة الاجتماع، مهمته القيادة والتركيز على المضمون في الاجتماع، ويتمثل دوره في :
- بدء الاجتماع في الوقت المحدد من الأمور المهمة في عمل الموجه كما عليه أيضا أن يوضح الأدوار الرئيسية للمشاركين والمسؤوليات المترتبة على أعمالهم.
- إرساء القواعد الأساسية على المشاركين.
- إنهاء الاجتماع في الوقت المحدد، ويمكن إنهاءه قبل الوقت المحدد في حالة عدم توفر معلومات كافية عن المواضيع المطروحة للنقاش، أو عند الانتهاء من مناقشة كافة المواضيع المحددة في جدول الأعمال.
- محاولة إشراك جميع الحضور، لأن مشاركة الجميع مطلوبة كما أن سيطرة البعض مرفوضة .
- قبول الاعتراضات عندما تكون مشفوعة بحلول مناسبة.
- القبول بالحل الوسط عندما يكون ضرورياً .
- القبول بسلطة المنسق التي تخوله الحفاظ على القواعد الرئيسية .
- الالتزام بالبرنامج التحضيري وبالوقت المخصص لكل موضوع .
- الاحتفاظ بالسلطة لإيقاف مجرى الأمور وتغيير المسار إذا اقتضت الحاجة لذالك.
ب- المنسق : هو الشخص الذي يدير الطريقة التي يجري عليها النقاش داخل قاعة الاجتماع ويحرص على الحيادية، ويتمثل دوره في :
- ضبط وتنظيم مشاركة الأشخاص في النقاش .
- مراقبة وضبط الوقت لكل مسألة نقاش .
- اقتراح الطرق البديلة للمعالجة .
- حماية الأشخاص وأفكارهم.
- التعامل مع مثيري المتاعب .
- البقاء حيادي أثناء الاختلاف.
ج- مسجل الوقائع (الكاتب) : هو الشخص الذي يقوم بتسجيل وقائع الاجتماع والقرارات التي تم إصدارها وتقديم ملخص بذلك نهاية الاجتماع، وعلى الكاتب أن يسجل جميع ما يقال في الاجتماع بشكل مرئي أي كما هو بتفاصيله. ويتمثل دوره في :
- المراجعة الدورية مع المشاركين ليتأكد من صحة المعلومات التي يدونها.
- مساعدة كل من الموجه والمنسق في الاحتفاظ بالمعلومات.
- تلخيص أهم العناصر التي نوقشت والقرارات التي تم اعتمادها.
- طلب التوضيح لأي نقطه مبهمة ليتأكد من صحة ما يكتب.
- تدوين النقاط المهمة وليس كل شيء .
- استخدام الكلمات التي قيلت في الاجتماع وليست الكلمات التي يفهمها هو ( تحليله الشخصي).
- إذا كان الاجتماع طويل فعليه مراجعة ما دونه من وقت لآخر.
د- المشاركون : هم الأعضاء الذين حضروا الاجتماع، ويتمثل دورهم في :
- معرفة الهدف الذي من أجله عقد الاجتماع حتى يتسنى للحضور التحضير للاجتماع .
- تأكيد الحضور عند الموجه وطلب محضر الاجتماع في حال تعذر الحضور.
- الحضور في الوقت المحدد .
- الاحتفاظ بذهنية منفتحة والابتعاد عن الحكم المسبق للأمور .
- مساعدة المنسق في الحد من حالات الإلهاء.
- مشاركة أللآخرين في الأفكار الفعالة والمفيدة.
- الدعم والتأييد لإنشاء قواعد أساسية وخطوط منهجية للاجتماعات .
- المساعدة في الحصول على إجماع المجموعة.
3- مرحلة ما بعد الاجتماع : أو ما يطلق عليها باسم المتابعة والتقييم، وتهدف هذه المرحلة إلى التأكد من أن ما تم اتخاذه من قرارات قد تم تنفيذها حسب الخطط الموضوعة، وتتضمن هذه المرحلة خطوات فرعية كما يلي :
أ- إعداد وقائع محضر الاجتماع : ويتضمن ما يلي :
- اسم الشركة وعنوان الاجتماع.
- زمان ومكان الاجتماع.
- أسماء الحضور والغائبين بعذر والغائبين بدون عذر.
- ملخص المواضيع التي تم مناقشتها.
- القرارات التي تم اتخاذها.
- الأشخاص المسؤولين عن التنفيذ والمتابعة.
- مكان وزمان عقد الاجتماع القادم.

ب- إعداد جدول الأعمال للاجتماع القادم : ويشمل جدول الأعمال أية مواضيع لم يكتمل حولها النقاش، وما هي المعلومات المطلوبة بشأنها.
ج- تحديد الأشخاص المسؤولين عن متابعة التنفيذ.
ومن أجل تقييم مدى نجاح الاجتماع، على رئيس الاجتماع أن يجمع معلومات كافية لمعرفة مدى التباين يبن أهداف الاجتماع ونتائجه، ومعرفة المناخ الداخلي السائد في الاجتماع، ودور كل عضو ومستوى مشاركته في النقاش، بما في ذلك نمط القيادة الذي اتبعه الرئيس في إدارة الاجتماع. ولتحقيق ذلك يستطيع رئيس الاجتماع الاعتماد على مجموعة من أساليب التقييم ، نذكر منها :
أ- قياس مدى فاعلية الاجتماع : ويتم من خلاله توزيع استبيان مغلق يتضمن مجموعة من الأسئلة، حيث يطلب من المشارك وضع الجواب المناسب في الخانة المخصصة.
ويتم قياس مدى فاعلية الاجتماع من خلال نتائج الاستبانة، فكلما كانت النتيجة عالية كان ذلك مؤشرا على فاعلية الاجتماع والعكس صحيح. ب- تقييم مدى مساهمة المشاركة في إنجاح الاجتماع : ويهدف إلى معرفة مدى مساهمة كل مشارك في إنجاح الاجتماع، والشكل التالي يوضح نموذج تقييم مقترح، ولاستخدام هذه الاستبانة، على المقيم التقيد بالتعليمات التالية :
- أكتب اسم المشارك واسم الشركة أو القسم الذي يعمل فيه المشارك.
- راقب سلوك المشاركين، وضع إشارة (x) في المربع المناسب تحت الإجابة.
- اجمع عدد إجابات (نعم) وإجابات (لا) لكل مشارك.
- حدد ما هي الايجابيات وما هي السلبيات في سلوك الفرد، وما يجب عمله لتحسين نوعية الاجتماع.
- كرئيس للاجتماع، حدد ماذا يجب فعله في المستقبل لإنجاح الاجتماعات.

المطلب 03 : مشكلات داخل الاجتماعات وكيفية حلها
يواجه القائد أثناء عقدة للاجتماع، مجموعة من الوسائل والحالات الخاصة التي يجب عليه التعامل معها بحذر منها :
1- مشكلة المحادثات الجانبية : ويتم التعامل معها من خلال :
- توجيه الحديث للمشارك مثل : إذا كان لديك فكرة ما فلماذا لا تشارك فيها باقي ألمجموعة؟.
- قم من مجلسك وتمشى بشكل عادي حتى تصبح قريباً من المشاركين في الحديث الجانبي وهذا كفيل بإنهاء الحديث الجانبي.
- قم بمناداة الشخص المشارك بالاسم واسأله "هل نضيف هذه النقطة إلى جدول الأعمال ؟".
- أعد شرح إحدى النقاط التي جرت مناقشتها واطلب من المشارك المعني إبداء الرائي حولها.
- اعرض على المشارك الاقتراح التالي : يبدو لي أن الأمر الذي تناقشه مهم للغاية، ربما نستطيع أن نقرر له اجتماعاً آخر حتى تفرغ لمناقشته.
2- مشكلة المشارك الهادئ أو الخجول : ويتم التعامل معه من خلال :
- اسأل سؤالاً بسيطاً مع النظر في عيني الشخص المشارك .
- ضع الشخص المصاب ضمن نشاط مجموعه نقاش جزئي مع المشاركين آخرين .
- أظهر له تقديرك بمساهمته يشكل فوري واعمل على تشجيعه بشكل أكبر.
3- مشكلة المشارك كثير الكلام : ويتم التعامل معه من خلال :
- ألق نظرة على ساعتك خلال قيام المشارك بالحديث.
- قم بتوجيه الشكر للمشارك على الملاحظات التي أبداها، وعندما يتوقف قليلاً لاسترجاع أنفاسه أعد تركيز الانتباه عليه بالتأكيد على برنامج الاجتماع والنقاط ذات العلاقة ومحدودية الوقت المخصص.
- اطلب من المشارك أن يوضح الكيفية التي يرى أن ملاحظاته قد أضافت شيئاً أو أغنت النقاش الذي كان دائراً .
- ممكن أن تقول له أنها نقطه ملفتة للنظر والآن دعنا نلقي النظر على رأي باقي المجموعة .
- قم بتذكير كل فرد بأن هناك وقتاً محدداً لكل عنصر من عناصر البرنامج التحضيري.
4- مشكلة المشارك المعارض بشكل زائد عن الحد : ويتم التعامل معه من خلال :
- إعادة صياغة العبارات للمشارك وتلخيص وجهة نظرة مثل : الذي فهمته من كلامك أنك تعتقد أن هذا قد يكون مكلفاً على المدى البعيد.
- ركز ردك على مضمون ملاحظات المشارك لا على هجومه.
- اعهد لأفراد ألمجموعه بأفكار هذا المشارك حتى تعطيهم الفرصة كي يخففوا من حدة المشارك المجادل.

الخاتمة :
يعرف الاجتماع على أنه لقاء بين فردين أو أكثر من أجل تبادل للمعلومات، أو حل مشكلة، أو اتخاذ قرار معين. ويجب أن يعقد الاجتماع في حالة وجود الضرورة لذلك، لأن كثرة الاجتماعات يعتبر ظاهرة غير صحية في المؤسسة، وكذا من أجل تجنب سلبيات الاجتماع.
وعند عقد الاجتماع لابد من ادارة فعالة له حتى يحقق الأهداف المرجوة منه، من خلال مرحلة أولى تتمثل في تجهيز المستلزمات الضرورية من قاعات ومعدات واعداد جدول الأعمال.
ومن ثم تبدا المرحلة الثانية التي ترافق عقد الاجتماع من خلال بدءه وانهائه في الوقت المحدد، والعمل على اشراك كل الأفراد الحاضرين في المناقشة، وسيادة الاحترام داخل القاعة، وينتهي بتلخيص المناقشات وتوزيع المهام والمسؤوليات.
ثم تأتي مرحلة المتابعة والتقييم من أجل تحديد مدى تحقيق الأهداف الموضوعة مسبقا، وتحديد طرق التحسين في الاجتماعات القادمة.

المراجع :

1- الـــــكـــــتـــــب :
1- أحمد محمد المصري، "الإدارة الحديثة، الاتصالات، المعلومات، القرارات"، مؤسسة شباب الجامعة، الإسكندرية، 2008.
2- زيد منير عبوي، "فن الإدارة بالاتصال"، الجامعة الأردنية، الأردن، 2008.
3- صباح حميد علي، غازي فرحان أبو زيتون، "الاتصالات الإدارية، أسس ومفاهيم ومراسلات الأعمال"، دار الحامد، 2007.
4- العثيمين فهد بن سعود بن عبد العزيز، "الاتصالات الإدارية - ماهيتها ، أهميتها ، أساليبها" ، مطابع شركة الصفحات الذهبية المحدودة ، الرياض.
2- الانــتــرنــت :
1- "إدارة الاجتماعات"، المفكرة الدعوية،www.dawahmemo.com ، 30/11/2010، 20.58.
2- "جلسة حول إدارة الاجتماعات"، 30/11/2010، 21.02.
3- "مشروع تفصيل الاجتماعات"، المفكرة الدعوية، www.dawahmemo.com، 30/11/2010، 21.06.
4- "كيف تدير اجتماعات فعالة؟"، المفكرة الدعوية،www.dawahmemo.com . 30/11/2010، 21.09.
5- ريتشارد ي شانغ، كيفن كيهو، "كيف تكون الاجتماعات فعالة"، بترجمة، المفكرة الدعوية، .www.dawahmemo.com، 30/11/2010، 21.15.
6- "إدارة الاجتماعات الفعالة"، www.saaid.net/PowerPoint/482.pps، 30/11/2010، 21.25.